皆様、お疲れ様です！
商品の出荷や支払いに関する英語のやり取りで、表現に迷ったことはありませんか？
“Please confirm the payment.” のような直訳的な言い方だけでは、少し硬すぎたり、ビジネスのトーンに合わない場合もあります。
さらに実際の取引現場では、納期の連絡・入荷確認・請求・支払い依頼・入金確認など、
状況に応じてトーンを変えながら丁寧に伝える英語力が求められます。震えますよね。。。
この記事では、商品の入出荷と支払いの場面で使えるビジネス英語フレーズを、
メール・会話の両方から紹介します！
海外取引先とのやり取りをスムーズに進めるための、実践的な英語表現を身につけましょう！
それでは本日も一緒に頑張っていきましょう！
- 出荷状況を確認する（Checking shipment status）
- 納品・数量に問題があるとき（Reporting delivery issues）
- 請求書・金額の確認（Invoice and payment amount check）
- 支払い遅延や確認に関するやり取り（Discussing payment delay or confirmation）
- 出荷遅延を伝える・お詫びする（Notifying and apologizing for shipment delay）
- 商品交換・返品対応（Handling replacement or returns）
- 納品・支払い完了後のお礼とフォローアップ（After delivery and payment follow-up）
出荷状況を確認する（Checking shipment status）
Could you update us on the shipping status?
出荷状況を教えていただけますか？
（shipping status＝出荷状況）
Sure. The products are on their way right now.
もちろんです。商品は現在発送中です。
（on their way＝発送中）
When is the earliest we can expect to receive the order?
最短でいつ受け取れそうでしょうか？
（expect to receive＝受け取る予定）
You can expect it to come in by the end of the week.
週末までには届く見込みです。
（come in＝届く）
Our client is asking for an exact delivery date.
顧客から正確な納期を確認したいとのことです。
（delivery date＝納期）
Let me confirm this with our logistics team.
物流チームに確認します。
（confirm with＝〜に確認する）
Do you have a tracking number for this shipment?
この出荷の追跡番号はありますか？
（tracking number＝追跡番号）
Yes, I’ll send it to you right away.
はい、すぐにお送りします。
（right away＝すぐに）
Are you expecting any new stock to come in soon?
近いうちに新しい在庫の入荷予定はありますか？
（come in＝入荷する）
Yes, a new batch will arrive early next week.
はい、次のロットが来週初めに入荷予定です。
（batch＝ロット）
Could you notify us once the goods have shipped?
出荷後にご連絡いただけますか？
（notify＝通知する）
Of course, we’ll send you an email update.
もちろんです。出荷完了メールをお送りします。
（update＝最新情報）
The client is asking for expedited delivery.
顧客が納期の短縮を希望しています。
（expedited delivery＝迅速な配送）
We’ll do our best to prioritize it.
最優先で対応します。
（prioritize＝優先する）
How long does it usually take for delivery to Japan?
日本まで通常どれくらいかかりますか？
（take for delivery＝配送にかかる）
Around five business days by air.
航空便で約5営業日です。
（business days＝営業日）
Please let us know once the shipment leaves your warehouse.
倉庫から出荷されたらお知らせください。
（shipment leaves＝出荷される）
Will do. You’ll receive a notice shortly.
承知しました。すぐに通知が届きます。
（shortly＝まもなく）
納品・数量に問題があるとき（Reporting delivery issues）
Three units were damaged on arrival.
3台の商品が到着時に破損していました。
（damaged on arrival＝到着時に破損）
We’re very sorry. We’ll replace the damaged items at our cost.
大変申し訳ありません。弊社負担で交換いたします。
（at our cost＝当社負担で）
The quantity delivered doesn’t correspond with our order.
納品数が注文内容と一致していません。
（correspond with＝一致する）
I see. We’ll look into this and get back to you as soon as possible.
承知しました。すぐに確認してご連絡します。
（look into＝調査する／get back＝折り返す）
Our order is two boxes short.
注文分より2箱不足しています。
（short＝不足して）
We’ll ship the missing items immediately.
不足分はすぐに発送します。
（missing items＝不足品）
Several packages arrived later than expected.
いくつかの荷物が予定より遅れて到着しました。
（later than expected＝予定より遅く）
Your order might have been held up at customs.
税関で止まっていた可能性があります。
（held up＝遅れる）
Some items were mixed up with another order.
一部の商品が別の注文と混ざっていました。
（mixed up＝混同された）
We’ll take immediate action to correct it.
すぐに対応いたします。
（immediate action＝即時対応）
The packaging was slightly damaged.
梱包が少し破損していました。
（packaging＝梱包）
We’ll make sure this doesn’t happen again.
再発防止に努めます。
（make sure＝確実にする）
Could you send us replacement units?
代替品を送っていただけますか？
（replacement＝交換品）
Certainly. When is the earliest you can receive them?
もちろんです。最短でいつ受け取れますか？
（earliest＝最短）
We appreciate your prompt handling of this matter.
迅速なご対応に感謝します。
（prompt handling＝迅速対応）
You’re welcome. We value your partnership.
こちらこそ。お取引を大切にしています。
（value＝重視する）
請求書・金額の確認（Invoice and payment amount check）
We came across an error in the total amount.
合計金額に誤りを見つけました。
（come across＝見つける）
Thank you for pointing that out. We’ll send the correct invoice right away.
ご指摘ありがとうございます。正しい請求書をすぐにお送りします。
（point out＝指摘する）
The invoice total doesn’t match our purchase order.
請求額が発注書と一致していません。
（match＝一致する）
Let me confirm this with our accounting team.
経理チームに確認します。
（confirm with＝確認する）
We haven’t received the updated invoice yet.
修正後の請求書がまだ届いていません。
（updated invoice＝修正版請求書）
My apologies. I’ll resend it right away.
申し訳ありません。すぐに再送します。
（resend＝再送する）
Could you provide a breakdown of the charges?
内訳を教えていただけますか？
（breakdown＝内訳）
Of course, I’ll attach the details in my next email.
もちろんです。次のメールに詳細を添付します。
（attach＝添付する）
The tax calculation seems off.
税額の計算が合っていないようです。
（off＝ずれている）
Thanks for catching that. We’ll correct it.
ご指摘ありがとうございます。修正いたします。
（catch＝見つける）
Can you issue a revised invoice with the discount applied?
割引適用後の請求書を再発行してもらえますか？
（revised＝修正版の）
Absolutely. We’ll send it over today.
もちろんです。本日中にお送りします。
（send over＝送付する）
The payment due date is next Monday, correct?
支払い期日は来週の月曜日で合っていますか？
（due date＝支払期日）
Yes, that’s correct.
はい、合っています。
（that’s correct＝その通り）
We’ll process the payment by Friday.
金曜日までに支払いを処理します。
（process payment＝支払い処理を行う）
Thank you. Please let us know once it’s done.
ありがとうございます。完了後にご連絡ください。
（let us know＝知らせる）
I’ll double-check the total with our finance department.
経理部で合計を再確認します。
（double-check＝再確認する）
Perfect. Thanks for your cooperation.
了解しました。ご協力ありがとうございます。
（cooperation＝協力）
支払い遅延や確認に関するやり取り（Discussing payment delay or confirmation）
We noticed the payment hasn’t come through yet.
お支払いがまだ確認できていません。
（come through＝届く／完了する）
I see, I’ll check with our finance team today.
わかりました。本日、経理に確認します。
（check with＝確認する）
Could you confirm when the payment was made?
お支払い日を確認していただけますか？
（confirm＝確認する）
It was processed last Friday. You should see it shortly.
先週の金曜日に処理済みです。まもなく反映されると思います。
（processed＝処理された／shortly＝まもなく）
There seems to be a delay in the remittance.
送金が遅れているようです。
（remittance＝送金）
Apologies for the delay—we’ll settle it by tomorrow.
遅れて申し訳ありません。明日までに完了します。
（settle＝清算する）
We came across a mismatch in the payment amount.
支払額に相違がありました。
（mismatch＝不一致）
Thanks for pointing that out. We’ll review and correct it.
ご指摘ありがとうございます。確認して修正します。
（point out＝指摘する／review＝確認する）
The bank transfer might have been delayed.
銀行送金が遅れている可能性があります。
（bank transfer＝銀行振込）
No worries, we’ll double-check with our bank.
承知しました。銀行に再確認します。
（double-check＝再確認する）
Please let us know once the payment is completed.
お支払い完了後にご連絡ください。
（let us know＝知らせる）
Sure, I’ll send you a payment slip as proof.
はい、送金証明をお送りします。
（proof＝証明）
We appreciate your prompt payment as always.
いつも迅速なお支払いをありがとうございます。
（prompt＝迅速な）
Likewise, thank you for your cooperation.
こちらこそ、ご協力ありがとうございます。
（likewise＝同様に）
Is there any issue causing the delay?
遅れの原因は何かありますか？
（issue＝問題）
Just a minor system error. It’s already fixed.
システムの軽微な不具合でした。すでに解消済みです。
（fixed＝修正済み）
Could you send us a payment confirmation once processed?
送金完了後に確認書を送っていただけますか？
（payment confirmation＝支払い確認書）
Of course, I’ll attach it to the email.
もちろんです。メールに添付します。
（attach＝添付する）
出荷遅延を伝える・お詫びする（Notifying and apologizing for shipment delay）
We regret to inform you that the shipment will be delayed.
出荷が遅れることをお知らせします。
（regret to inform＝残念ながらお伝えします）
I see. How long of a delay are we talking about?
そうですか。どのくらいの遅れになりますか？
（how long＝どのくらい）
The delay is due to a shortage of raw materials.
原材料の不足が原因です。
（shortage＝不足）
Thanks for the update. Please keep us posted.
情報ありがとうございます。今後の進捗も教えてください。
（keep us posted＝随時知らせる）
We expect the shipment to go out early next week.
出荷は来週初めになる見込みです。
（go out＝出荷される）
That works. We’ll adjust our schedule accordingly.
了解しました。スケジュールを調整します。
（accordingly＝それに応じて）
I sincerely apologize for the inconvenience.
ご不便をおかけして申し訳ありません。
（apologize for＝〜を謝罪する）
No problem, we appreciate your transparency.
問題ありません。正直に伝えていただき感謝します。
（transparency＝誠実さ）
Your order might have been held up at customs.
ご注文が税関で止まっている可能性があります。
（held up＝遅れる）
Understood. Please let us know once it’s cleared.
了解しました。通関が済んだら教えてください。
（cleared＝通過した）
We’ll take immediate action to minimize the delay.
遅れを最小限に抑えるため、すぐに対応します。
（immediate action＝即時対応）
Thank you, that’s reassuring.
ありがとうございます。安心しました。
（reassuring＝安心させる）
We’ll ship all pending orders together once the stock arrives.
在庫が届き次第、保留分をまとめて発送します。
（pending orders＝保留中の注文）
Sounds good. Thanks for the coordination.
わかりました。調整ありがとうございます。
（coordination＝調整）
Again, our apologies for the inconvenience.
改めて、ご不便をおかけして申し訳ありません。
（apologies＝謝罪）
It’s alright. These things happen.
大丈夫です。こういうことはよくあります。
（these things happen＝よくあること）
商品交換・返品対応（Handling replacement or returns）
Three units were damaged on arrival.
3台の商品が到着時に破損していました。
（damaged on arrival＝到着時に破損）
We’ll replace the damaged items at our cost.
当社負担で交換いたします。
（at our cost＝当社負担で）
When is the earliest we can expect to receive the replacement?
交換品は最短でいつ届きますか？
（expect to receive＝受け取る予定）
We’ll ship them out by tomorrow morning.
明日の朝までに発送いたします。
（ship out＝発送する）
Some products don’t match the specifications we ordered.
注文した仕様と異なる商品が届きました。
（specifications＝仕様）
We’ll look into this and get back to you as soon as possible.
確認の上、すぐにご連絡します。
（look into＝調査する）
We’d like to return the incorrect items.
誤って届いた商品を返品したいです。
（return＝返品する）
No problem. We’ll arrange a pickup at your convenience.
問題ありません。ご都合の良い時間に集荷を手配します。
（arrange a pickup＝集荷を手配する）
Will there be any additional cost for the replacement?
交換に追加費用はかかりますか？
（additional cost＝追加費用）
No, we’ll cover all the costs.
いいえ、費用はすべて当社負担です。
（cover＝負担する）
We’ve received the replacement safely.
交換品を無事に受け取りました。
（received safely＝無事に受け取る）
That’s great. Thank you for your patience.
良かったです。ご理解ありがとうございます。
（patience＝忍耐）
We appreciate your quick handling of the situation.
迅速な対応に感謝します。
（quick handling＝素早い対応）
You’re welcome. We value your satisfaction.
こちらこそ。ご満足いただけて嬉しいです。
（value＝重視する）
Can we keep the damaged units for inspection?
破損品を検証用に保管しておいてもよいですか？
（inspection＝検査）
Yes, please hold onto them until further notice.
はい、追って指示があるまで保管してください。
（hold onto＝保管する）
納品・支払い完了後のお礼とフォローアップ（After delivery and payment follow-up）
We’ve confirmed receipt of your payment. Thank you.
お支払いを確認しました。ありがとうございます。
（receipt of payment＝入金確認）
Great. Glad everything went smoothly.
良かったです。スムーズに進んで安心しました。
（go smoothly＝順調に進む）
We really appreciate your prompt response.
迅速なご対応に感謝します。
（prompt response＝迅速な対応）
My pleasure. Looking forward to our next order.
こちらこそ。次のご注文をお待ちしています。
（looking forward to＝楽しみにしている）
Did the shipment arrive safely?
出荷品は無事に届きましたか？
（arrive safely＝無事に届く）
Yes, everything arrived in perfect condition.
はい、すべて問題なく届きました。
（in perfect condition＝完璧な状態で）
We hope you’re satisfied with our service.
サービスにご満足いただけましたか？
（satisfied with＝満足している）
Absolutely. Everything was handled professionally.
もちろんです。とても丁寧な対応でした。
（handled professionally＝専門的に対応された）
Please let us know if you need to place another order.
追加注文があればお知らせください。
（place another order＝再注文する）
Sure. We’re planning to reorder next month.
はい。来月に再発注を予定しています。
（reorder＝再発注する）
Thanks again for your cooperation throughout the process.
全体を通してご協力ありがとうございました。
（throughout＝〜を通して）
Likewise, thank you for your support.
こちらこそ、サポートありがとうございます。
（likewise＝同様に）
We’ll follow up next week to check on your feedback.
来週、フィードバックを確認させていただきます。
（follow up＝フォローする）
Sounds good. I’ll share some comments then.
了解です。その時に意見をお伝えします。
（share comments＝意見を共有する）
We look forward to continuing our partnership.
今後とも良いお取引をお願いいたします。
（look forward to＝楽しみにする）
Same here. It’s been a pleasure working with you.
こちらこそ。ご一緒できて光栄です。
（pleasure＝喜び）
以上です！お疲れ様でした！
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